Purchase order adalah pesanan pembelian atau dokumen yang dibuat oleh pembeli berisi daftar produk atau layanan yang ingin dibeli, kemudian diberikan ke penjual. Cek apa itu purchase order (PO), fungsi, komponen, contoh, dan perbedaannya dengan invoice!
Apa itu Purchase Order (PO)?
Purchase order adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli atau departemen pembelian dari suatu perusahaan dan diserahkan ke vendor atau penjual. Dokumen PO itu berisi daftar atau rincian barang apa yang ingin dibeli secara detail, termasuk informasi tentang jenis, varian, jumlah, dan harganya.
Singkatnya, PO adalah kontrak pembelian rinci agar pedangan mempersiapkan pesanan tersebut dan memungkinkan pembeli untuk memesan barang tanpa segera melakukan pembayaran.
Setelah PO diterima, pesanan pembelian menjadi kontrak yang mengikat secara hukum. Pembeli akan membayar sesuai dengan tanggal kontrak yang sudah ditentukan dan penjual juga mengirimkan barang sesuai dengan perjanjian tersebut.
Tanpa adanya kontrak yang mengatur hubungan antara pembeli dan penjual, sangat mungkin ada kesalahpahaman atau pengabaian tugas dari kedua belah pihak yang sulit diselesaikan. PO ini menawarkan perlindungan hukum secara sah baik untuk pembeli dan penjual.
Fungsi Purchase Order
Beberapa pengusaha kecil dan menengah tidak membuat PO karena dinilai membuat alur transaksi jadi lebih panjang dan transaksi berlangsung berdasarkan asas kepercayaan. Ini tetap berisiko tinggi ada permasalahan terutama bila bisnis sudah semakin berkembang.
Meskipun pembuatan PO dianggap agak rumit, dokumen pemesanan pembelian ini sangat penting sebagai jaminan, keamanan, dan mencegah penipuan. Berikut ini fungsinya:
1. Menghindari Pesanan Duplikat
Pesanan pembelian berisi daftar produk yang akan dibeli, sehingga membantu penjual untuk menyediakan produk sesuai pesanan dan menghindari pesanan duplikat.
PO juga membantu melacak produk apa saja yang sudah dipesan dan oleh siapa, ini akan membantu pendataan dan operasional terlebih lagi untuk perusahaan dengan skala bisnis yang semakin meningkat.
2. Memudahkan Pelacakan Pesanan yang Masuk
PO juga membantu melacak pesanan yang masuk dalam sistem yang lebih terorganisir. Ini akan menyederhanakan proses inventaris dan pengiriman juga.
Bila pembeli memesan produk serupa, akan mudah dilacak melalui PO daripada faktur penjualan.
3. Berfungsi Sebagai Dokumen Berbasis Hukum
Pesanan pembelian adalah dokumen hukum yang membantu untuk mencegah dan menyelesaikan perselisihan yang tidak diinginkan.
Misalnya, menghindari pembeli gagal bayar, terlambat bayar, jumlah bayar tidak sesuai, dan memastikan penjual mengirim barang yang sesuai. Ini adalah bukti komitmen yang sah dari pembeli dan penjual dalam transaksi.
4. Manfaat Lainnya
Fungsi lain dari pembuatan PO dalam bisnis:
- Akurasi yang lebih tepat dalam pengelolaan keuangan dan inventaris melalui pencatatan yang lebih baik.
- Membantu menjadwalkan pengiriman. Penjual juga punya waktu untuk menyiapkan pesanan dan mengirimkannya sesuai kesepakatan.
- Mencegah kesalahan pengiriman pesanan, baik dari segi harga, spesifikasi, jenis, dan jumlah produk.
- Membantu tim finance untuk menyiapkan dana untuk membayar faktur penjualan sesuai tanggal jatuh tempo.
- Bagi penjual, ini mempermudah penagihan. Bagi pembeli, ini memudahkan pelacakan.
Komponen Purchase Order
Pesanan pembelian berisi detail pesanan, ini biasanya mencakup:
- Nama perusahaan pembeli dan perusahaan penjual. Informasi perusahaan lengkap.
- Tanggal transaksi.
- Produk atau layanan yang akan dibeli.
- Spesifikasi nama merek, SKU, nomor model, variasi, warna, tipe, ukuran, kemasan, dan detail produk lainnya.
- Diskon (yang mungkin ada pada pesanan sesuai dengan persyaratan dan ketentuannya).
- Jumlah pesanan setiap produk dan total pesanan.
- Harga per unit dan harga total.
- Jumlah pajak yang harus dibayarkan (Pajak Pertambahan Nilai (PPN)).
- Tanggal pengiriman (kapan pesanan harus dikirimkan).
- Lokasi pengiriman (alamat lengkap tujuan pengiriman dan informasi kontak pengiriman).
- Alamat penagihan (lokasi penjual harus mengirim faktur setelah pengiriman).
- Ketentuan pembayaran dan tanggal jatuh tempo sesuai dengan ketentuan kontrak antara pembeli dan penjual.
- Kolom otorisasi.
- Syarat dan ketentuan transaksi (jika ada).
Contoh Purchase Order
Ada pembeli yang membuat PO dengan kertas yang ditulis manual atau menggunakan format khusus yang lebih rapi.
Kamu juga bisa menggunakan pendataan PO digital yang terkoneksi dengan sistem dan disimpan secara digital agar lebih mudah pengecekan atau mencari dokumen PO lama.
Berikut ini contoh purchase order berisi komponen yang detail:
Cara Menggunakan Purchase Order
Berikut ini skema transaksi jual-beli yang dimulai dari membuat PO:
- Pembeli mendata semua produk pesanan dan menerbitkan dokumen PO ke penjual.
- Penjual menerima PO dan memberi konfirmasi bahwa penjual mampu memenuhi semua pesanan sesuai dengan ketentuan.
- Bila tidak bisa—misalnya karena ada produk yang habis—penjual akan memberitahu dan meminta perubahan pada pembeli.
- Bila sudah sepakat, penjual akan menyiapkan semua pesanan dan menjadwalkan pengiriman sesuai dengan kontrak di PO.
- Pesanan dikirimkan atau dilaksanakan sesuai dengan ketentuan.
- Nomor PO tertera pada slip dan keterangan paket produk untuk memudahkan pembeli mengeceknya.
- Setelah barang diterima dan sudah sesuai tidak ada masalah, penjual mengirimkan invoice (faktur penjualan) dengan nomor invoice yang detail—termasuk nomor PO tadi agar mudah dilacak. (Invoice mungkin saja dikirim sebelum atau bersama pengiriman barang).
- Pembeli menerima dan mengecek invoice.
- Pembeli membayar tagihan dengan ketentuan yang tercantum dalam PO dan sesuai dengan kontrak yang disepakati kedua belah pihak sejak awal transaksi.
- Setelah transaksi berhasil dan selesai, faktur penjualan yang sama diakui sebagai faktur pembelian sebagai tanda bukti yang sah bahwa transaksi selesai dan kedua belah pihak sudah menunaikan tanggung jawab serta mendapat haknya sesuai dengan kesepakatan bersama.
- Disepakati dengan otorisasi atau cap dari penjual dan pembeli.
Perbedaan Purchase Order dan Invoice
Masih bingung tentang perbedaan dan PO dan invoice? Kedua istilah ini sering salah digunakan secara bergantian sebagai bukti transaksi jual-beli, namun sebenarnya ada perbedaannya. Berikut perbedaan keduanya:
| Purchase Order | Invoice |
| Dibuat oleh konsumen (baik perusahaan atau perorangan) ke penjual. | Dibuat oleh penjual/vendor/perusahaan dan dikirim ke pembeli. |
| Berisi detail pesanan pembelian (awal transaksi). | Berisi detail pembelian (setelah transaksi). |
| Konfirmasi barang atau layanan apa saja yang dipesan. | Konfirmasi barang atau layanan sudah dikirim dan diterima sesuai dengan detail di PO. |
| Berisi pengajuan metode pembayaran. | Berisi detail tanggal tagihan atau tanggal jatuh tempo pembayaran. |
| Informasi pesanan. | Informasi penagihan. |
Walaupun sama-sama berisi detail produk dalam transaksi, namun tujuan dan isinya berbeda, ya!
Itu dia penjelasan singkat terkait purchase order atau PO. Jika kamu sudah siap berbisnis, jangan ragu untuk buat toko online profesional melalui Praktisidigital!
Kamu bisa menjangkau calon konsumen yang lebih luas dengan fitur pendukung bisnis online yang lengkap. Dapatkan tampilan user-friendly, integrasi kurir, payment gateway, fitur pasang iklan online, integrasi Instagram Shopping, dan masih banyak lagi!
Segera daftar Praktisidigital dan langsung unggah 3 produk untuk bisa siap jualan online!