Faktur pembelian adalah bukti transaksi yang diterima oleh pembeli dari penjual setelah proses transaksi jual dan beli selesai. Cek pengertian, kegunaan, komponen, dan contoh nota pembelian di sini!
Apa Itu Faktur Pembelian?
Faktur pembelian adalah invoice atau nota yang diberikan oleh penjual ke pembeli sebagai bukti transaksi yang sah. Invoice tersebut memuat informasi tentang tanggal dan waktu transaksi, produk/jasa apa yang dibeli, dan total harga yang dibayarkan.
Konsumen harus mendapatkan invoice agar bisa mengetahui dan mengecek kembali semua daftar produk/jasa yang dibeli serta memastikan harganya sudah sesuai.
Dalam transaksi jual beli sehari-hari, nota pembelian juga disebut dengan struk pembelian. Misalnya, setelah Anda belanja di minimarket, swalayan, departement store, dan pusat perbelanjaan lainnya.
Biasanya konsumen akan menyimpan bukti transaksi itu untuk data keuangannya sendiri atau sebagai bukti bila ada keluhan dari produk/jasa yang sudah dibayarkan.
Namun, istilah nota pembelian lebih cocok digunakan dalam transaksi dengan toko konvensional, perusahaan, atau transaksi dengan vendor.
Dalam skala perusahaan, nota pembelian harus disimpan untuk memudahkan data keuangan dan proses pembukuan. Ini juga penting untuk mengecek stok barang atau produk.
Kegunaan Faktur Pembelian
Jangan menganggap nota pembelian itu tidak penting sehingga kamu membuangnya selesai transaksi.
Pahami fungsi nota pembelian berikut ini:
- Bukti transaksi jual beli yang sah.
- Bukti fisik yang menyatakan bahwa barang dan jasa yang dibeli sudah sesuai dengan pesanan.
- Memuat informasi detail harga setiap produk/jasa dan total harga yang dibayarkan.
- Memuat informasi sistem pembayaran yang digunakan.
- Menjadi bukti dari transaksi yang harus dibayar. Dapat dijadikan bukti informasi nilai penagihan yang harus dilunasi.
- Dokumen yang sah untuk pencatatan pembukuan akuntansi.
- Bukti sah yang bisa dipertanggung jawabkan untuk melakukan klaim ke penjual bila ada masalah pada produk yang dibeli.
Nota pembelian memuat seluruh informasi transaksi yang penting, terutama untuk memastikan kesesuaian barang/jasa, jumlah produk, dan harga.
Komponen Faktur Pembelian
Berikut ini informasi yang ada di dalam nota pembelian:
- Nama perusahaan, lembaga, atau identitas penjual di bagian atas. Itu termasuk nama, logo (dan tagline), dan alamat perusahaan/toko.
- Nama konsumen, baik itu konsumen perorangan, perusahaan lain, vendor, atau lembaga lainnya.
- Kontak perusahaan/toko, baik no telepon, email, atau saat ini juga mungkin memuat nomor WhatsApp.
- Nomor transaksi atau nomor seri.
- Detail transaksi.
- Daftar produk atau layanan jasa yang dibeli.
- Harga setiap produk/jas, plus bila ada potongan harga.
- Jumlah PPN yang harus dibayar.
- Jumlah biaya lainnya secara detail.
- Tanggal dan waktu transaksi.
- Biasanya juga memuat nama dan tanda tangan kasir atau orang yang bertanggung jawab sebagai bukti sah transaksi.
- Ada yang mengesahkan nota pembelian dengan cap atau stempel kantor/toko.
Bila ada penagihan atau catatan lainnya juga dimuat dalam nota tersebut. Semua informasi itu penting baik bagi konsumen dan penjual.
Perbedaan Faktur Pembelian dan Penjualan
Apa bedanya faktur penjualan dan pembelian? Sebenarnya keduanya sama, hanya beda perspektif saja.
Nota pembelian diberikan kepada konsumen dari penjual sebagai bukti transaksi yang sah.
Sementara faktur penjualan dibuat oleh pihak perusahaan/toko sebagai data transaksi yang valid dan bukti bahwa sudah menjual produk ke konsumen dengan sesuai. Perusahaan/toko menyimpan nota tersebut untuk pembukuan.
Faktur penjualan biasa juga dijadikan untuk alat analisis bisnis di mana penjual akan mengetahui produk apa saja yang paling laris atau konsumen tersebut paling sering membeli produk apa. Berbagai informasi transaksi itu bisa digunakan untuk strategi bisnis dan pola pemasaran yang baru.
Sementara isi nota pembelian dan penjualan semuanya sama. Berikut ini gambaran transaksi dan bagaimana penggunaan setiap jenis faktur tersebut:
- Konsumen membuat purchase order atau pesanan ke penjual.
- Penjual menyiapkan pesanan beserta faktur penjualan.
- Penjual akan memberi faktur penjualan ke pembeli untuk menyelesaikan transaksi, kemudian faktur yang sama juga diakui sebagai faktur atau nota pembelian.
Pada transaksi jual beli umum, konsumen akan membeli barang dan membayar di kasir kemudian mendapat nota pembelian atau struk setelah menyelesaikan transaksi.
Pajak pada Faktur Pembelian
Faktur dari pembelian bukan faktur pajak, namun faktur pajak masukan dibuat berdasarkan nota pembelian.
Ini termasuk salah satu dokumen pendukung bagi Pengusaha Kena Pajak (PKP) untuk membuat faktur pajak masukan.
Contoh Faktur Pembelian
Struktur nota pembelian bagian atas berisi informasi nama perusahaan, alamat, dan kontak perusahaan/toko. Diikuti dengan informasi tanggal dan waktu transaksi, no resi, no purchase order (PO), nama konsumen serta alamat lengkap, serta komponen nota seperti yang sudah disebutkan sebelumnya.
Umumnya, nota pembelian dibuat dalam format tabel agar lebih mudah dipahami. Tabel berisi:
- Nomor
- Kode barang
- Nama produk
- Jumlah produk
- Harga satuan
- Jumlah diskon
- Total harga
- Keterangan detail biaya lainnya
Penjual bisa menambahkan catatan lainnya bila perlu. Lengkap dengan tanda tangan jelas dari kedua belah pihak yang terlebih, pemberi dan penerima.
Bila kamu memiliki website toko di Praktisidigital, sebagai penjual, kamu tidak perlu repot membuat fatur manual karen sudah tersedia fitur mencetak faktur dengan mudah.
Kamu cukup memasukan data produk, kuantitas, dan harga yang sesuai. Kamu bisa pilih apakah mau mencetak secara satuan atau sekaligus.
Silakan cek cara mencetak faktur di Praktisidigital. Fitur cetak fatur ini akan memudahkan bisnis kamu dalam pembukuan dan membuat transaksi yang profesional.
Nah, segera optimalkan bisnis kamu dengan membuat website toko online di Praktisidigital. Keuntungan memiliki website toko online adalah kamu bisa mempromosikan bisnis dengan lebih luas dan menikmati berbagai fitur kemudahan jualan online!