Inventaris: Pengertian, Manfaat, dan Cara Mengelola


Inventaris adalah daftar barang milik perusahaan atau organisasi lainnya. Setiap barang yang dimiliki harus tercatat dan terawat dengan baik karena ini juga masuk ke dalam perhitungan keuangan perusahaan. Kenali lebih jauh tentang arti inventaris hingga manfaat dan cara pengelolaannya berikut ini!

Apa Itu Inventaris?

Inventaris adalah semua barang milik sebuah institusi. Menurut KBBI, inventaris merupakan daftar yang memuat semua barang milik kantor baik itu sekolah, perusahaan, kapal, dan sebagainya yang dipakai dalam melaksanakan tugas. 

Daftar inventaris tidak hanya memuat nama barang, tapi juga jumlah serta nilai dari barang tersebut. Ketika menjalani bisnis, semua barang milik perusahaan dan juga stok barang juga masuk ke dalam catatan ini. Kegiatan pencatatan inventaris disebut dengan inventarisasi dan ini harus dilakukan secara berkala.

Manfaat Pengelolaan Inventaris

Seperti yang disebutkan di atas, inventarisasi dilakukan secara berkala karena tentunya ada manfaat dan tujuan tertentu dari aktivitas ini. Berikut beberapa di antaranya:

1. Meminimalkan Penyusutan

Istilah penyusutan umumnya merujuk pada pengurangan nilai pada suatu barang. Misalnya menurunnya harga pada aset tetap seperti kendaraan yang digunakan untuk operasional perusahaan.

Sementara penyusutan inventaris yang dimaksud adalah pengurangan atau penyusutan jumlah barang akibat kelalaian. Misalnya karena pencatatan yang kurang teliti, alur inventarisasi yang salah, atau bahkan pencurian barang.

Apabila pengelolaan dan pencatatan dilakukan dengan baik maka akan terhindari hilangnya barang tersebut karena nilainya akan memengaruhi catatan keuangan perusahaan secara keseluruhan.

2. Memudahkan Pengawasan Barang

Tentunya tidak mudah untuk memastikan keberadaan ribuah barang di gudang ataupun kantor yang juga luas. Proses inventarisasi ini akan memudahkan dalam hal pengawasan barang. Biasanya digunakan sistem klasifikasi tata letak untuk memudahkan pengawasan setiap barang.

Selain itu, ada juga perusahaan yang sudah menggunakan sistem barcode untuk memudahkan inventarisasi. Nantinya sistem ini juga akan memudahkan dalam proses stock opname.

3. Perhitungan Kekayaan dan Optimasi Penggunaan

Semua aset perusahaan harus dihitung dan hasil inventarisasi ini menjadi perhitungan kekayaan perusahaan. Ketika diketahui apa saja aset yang dimiliki, tentu perusahaan tersebut jadi dapat memaksimalkan penggunaan aset yang ada dengan lebih optimal.

Ini juga dapat menghindari pembelian aset lain yang mungkin justru nantinya tidak terpakai atau penggunaannya tidak optimal.

4. Pelayanan Konsumen yang Lebih Baik

Salah satu manfaat inventaris adalah untuk meningkatkan pelayanan konsumen. Bagaimana hal ini bisa terjadi?

Terdapat pendataan stok barang juga dalam inventarisasi sehingga kita dapat mengetahui kondisi barang yang layak untuk dijual. 

Apabila stok barang dapat terus terpantau maka permintaan pasar pun dapat terpenuhi dan penjualan akan terus meningkat. Sebaliknya jika tidak bisa memenuhi permintaan pasar maka akan berpotensi kehilangan pelanggan.

Cara Mengelola Inventaris

Setelah mengetahui berbagai manfaat dari inventarisasi, sekarang saatnya mengetahui cara pengelolaannya:

1. Tunjuk Penanggung Jawab

Sebaiknya inventory control dikelola oleh satu penganggung jawab. Sebaiknya orang yang menjalani tugas ini adalah orang yang memang memiliki pemahaman dalam bidang inventarisasi.

Tugas penanggung jawab ini adalah memberikan laporan terperinci serta akurat tentang inventarisasi dan keluar masuknya barang dan juga melakukan audit inventaris.

2. Klasifikasi Produk

Proses selanjutnya yang juga harus dilakukan adalah melakukan klasifikasi atau pengelompokkan pada setiap barang.

Klasifikasi produk ini nantinya bisa membantu mempercepat proses pengecekan. Produk biasanya dipisahkan berdasarkan SKU dan sistem barcode agar lebih mudah. Selain memudahkan pengecekan, ini juga dapat menurunkan risiko barang akan hilang.

3. Menjaga Keamanan

Semakin banyak aset yang harus dijaga tentu akan semakin sulit untuk mengawasinya satu per satu. Apabila barang disimpan di gudang besar, pastikan gudang memiliki prosedur ketat untuk keluar masuknya barang sehingga tidak ada barang yang dapat keluar secara ilegal.

Selain itu, penggunaan CCTV juga diperlukan untuk memantau tempat penyimpanan tersebut selama 24 jam.

4. Audit secara Berkala

Stok barang harus dipantau dan dihitung secara berkala. Melakukan perhitungan secara berkala ini akan membantu memastikan kesesuaian jumlah barang yang ada di gudang dan yang ada pada sistem.

Apabila ada perbedaan maka dapat mengindikasikan barang hilang atau ada kelalaian dalam perhitungan. Bergantung pada jenis bisnisnya, proses perhitungan ini bisa dilakukan setiap bulan, beberapa bulan sekali, atau tahunan.

5. Manfaatkan Teknologi

Proses inventarisasi tidak harus dilakukan secara manual. Seiring dengan perkembangan teknologi, kini semakin banyak bermunculan software yang dapat memudahkan bisnis dalam berbagai bidang, termasuk proses inventaris barang.

Setiap software memiliki fitur yang mungkin berbeda-beda dan setiap perusahaan bisa memilih sesuai dengan kebutuhannya.

Pada intinya, pengelolaan inventaris adalah hal yang sangat penting bagi sebuah perusahaan maupun organisasi lainnya. Manfaatkan teknologi sebaik mungkin untuk meningkatkan bisnismu. Salah satu cara yang bisa dilakukan untuk meningkatkan penjualan adalah dengan berjualan melalui website toko online.

Kamu bisa pakai jasa pembuatan website toko online gratis seperti Praktisidigital. Kamu bisa mengelola stok produk dengan baik hingga memudahkan proses transaksi online.