Proses Bisnis: Jenis, Fungsi, Karakteristik, Tahapan, dll


Proses bisnis adalah suatu prosedur yang saling berkaitan antara satu variabel dengan variabel lainnya yang bertujuan untuk melakukan kegiatan usaha secara efisien dan efektif. Pelajari lebih dalam mengenai proses bisnis, fungsi, jenis, manfaat, beserta contohnya pada artikel ini! 

Apa Itu Proses Bisnis?

Proses bisnis adalah siklus aktivitas operasional usaha yang saling berkaitan untuk meningkatkan kuantitas dan kualitas produk yang diproduksi, baik berupa barang dan jasa. 

Biasanya komponen pendukung bisnis diharuskan untuk melaksanakan tugas tertentu, sesuai dengan kompetensi maupun standar operasional yang ditetapkan oleh perusahaan. 

Ketika bisnis telah berjalan cukup lama, kegiatan bisnis perlu dievaluasi dan diawasi secara berkala. Sehingga perusahaan dapat melakukan perubahan, penambahan maupun pengurangan sesuai dengan tren pasar maupun target perusahaan kedepannya. 

Sebagai pengusaha, penting sekali untuk memahami sistem bisnis yang sesuai dengan karakteristik usaha bisnisnya. 

Fungsi Proses Bisnis 

Proses bisnis mempunyai berbagai fungsi bagi manajerial perusahaan, antara lain:

  • Memberikan rekomendasi solusi bagi pemangku kepentingan untuk menyelesaikan suatu masalah dalam suatu kegiatan usaha. 
  • Indikator bagi konsumen untuk memahami value sebuah produk. Sehingga pelanggan bisa menilai harga yang pantas untuk sebuah produk yang diproduksi. 
  • Informasi yang utuh yang dapat digunakan sebagai landasan dasar kepada tenaga kerja yang berkaitan di dalamnya, agar setiap personel  dapat bertanggung jawab dan memahami perannya dalam kegiatan produksi.
    Sehingga kegiatan operasional usaha berjalan lancar dan menghasilkan produk yang berkualitas 

Karakteristik Umum Proses Bisnis

Terdapat beberapa karakteristik yang perlu ada dalam suatu proses bisnis, antara lain: 

  1. Definitf: Bisnis harus mempunyai batasan, masukan dan output bisnis yang jelas. 
  2. Urutan: Bisnis harus mempunyai urutan yang jelas sesuai dengan waktu dan bagiannya. 
  3. Pelanggan: Bisnis harus memiliki konsumen yang menggunakan produk tersebut.  
  4. Nilai tambah: Bisnis harus memiliki nilai tambah yang berkaitan secara langsung/tidak langsung suatu produk yang diterima oleh konsumen. 
  5. Keterikatan: Kegiatan bisnis saling berhubungan antara satu sama lain dan tidak dapat berdiri sendiri. 
  6. Fungsi silang: Beberapa sistem bisnis dapat juga memiliki fungsi yang tidak berkaitan dengan fungsi yang lain. Namun berkaitan langsung dengan faktor lain diluar dari divisinya. 

Aspek Utama Proses Bisnis

Rangkaian aktivitas bisnis perusahaan memiliki beberapa aspek utama, antara lain: 

1. Interlocking Activities 

Interlocking Activities terdiri dari rangkaian interaksi komponen operasional usaha dalam memproduksi suatu produk, baik barang maupun jasa. 

2. Across The Organization 

Across the Organization adalah aspek yang menjadi landasan dasar yang berhubungan antara satu komponen dengan komponen lainnya dengan fungsi dan tanggung jawab yang berbeda. Tujuannya untuk mencapai target usaha. 

3. Predetermined Organizational Goal

Predetermined Organizational Goal adalah rangkaian proses yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi dari suatu sistem bisnis. 

4. Customer Need 

Customer Need adalah target yang harus dikejar dari suatu sistem bisnis untuk mencapai kepuasaan dan kebutuhan konsumen. 

Jenis-Jenis Proses Bisnis

Terdapat beberapa jenis proses bisnis dalam operasional organisasinya, antara lain:  

Proses Operasional atau Primer

Proses operasional atau primer adalah sistem bisnis yang terdapat di dalam inti operasional dan menjadi pusat dari berbagai sistem bisnis lainnya. 

Pada proses operasional ini melewati beberapa tahapan, yaitu: 

  • Pembuatan produk 
  • Pemasaran produk 
  • Layanan pelanggan 

Ketiga proses operasional tersebut harus dimiliki oleh sebuah kegiatan bisnis. Hal tersebut dikarenakan ketiga komponen tersebut sangat lekat kaitannya dengan kelangsungan sebuah kegiatan usaha.

Sebagai contoh, kamu menjalankan usaha jasa pemotongan rambut. Kegiatan di dalamnya berisikan kegiatan pembelian instrumen usaha untuk mendukung kegiatan usaha, melaksanakan jasa pemotongan rambut, dan melayani pembeli yang datang ke gerai pangkas rambut. Selain itu, dilengkapi juga dengan pemasaran online di media sosial dan website. 

Proses Dukungan atau Sekunder 

Proses dukungan atau sekunder merupakan proses yang memberikan kontribusi secara langsung maupun tidak langsung yang digunakan di dalam sebuah operasional usaha. 

Adapun tujuan proses dukungan atau sekunder ditunjukan dalam mendukung tujuan perusahaan dan meningkatkan efisiensi dari keseluruhan operasional perusahaan. 

Sebagai contoh, Divisi General Affair menjadi pendukung dalam kegiatan operasional untuk memastikan barang yang terdapat di dalam perusahaan maupun yang akan masuk. Sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan oleh masing-masing divisi. 

Proses Manajemen

Proses manajemen memiliki peranan sebagai pengawas, pengatur dan pemantauan dari berbagai tahapan di dalam sebuah kegiatan usaha. 

Proses ini sangat lekat kaitanya dengan berbagai kegiatan administrasi yang bertujuan pada tata kelola operasional, pengecekan kualitas dan beberapa hal lain agar dapat berjalan secara efisien dan efektif. 

Pengaturan keuangan serta utang termasuk dalam proses manajemen. Sehingga membutuhkan perencanaan yang matang, tepat dan efektif dalam menentukan setiap langkah keputusan yang dibutuhkan untuk bertumbuh sebuah usaha dari waktu ke waktu. 

Sebagai contoh, saat perusahaan harus melakukan audit keseluruhan agar digunakan sebagai landasan dalam membuat laporan keuangan. 

Dalam proses manajemen, auditor berperan penting dalam mengevaluasi keseluruhan tahapan business process. Setelah itu, auditor membuat laporan auditing dan rekomendasi yang disampaikan kepada pihak manajemen agar dapat dijadikan landasan keputusan dari sebuah rencana bisnis. 

Tahapan Proses Bisnis 

Kegiatan usaha memerlukan beberapa tahapan yang harus ada. Sehingga semua kegiatan operasional dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan rencana yang telah dibuat. Sesuai dengan tujuan dari sebuah usaha. 

Apa saja tahapan di dalamnya? Berikut selengkapnya: 

1. Analisis Kegiatan Bisnis

Tahapan ini merupakan proses awal yang berperan dalam menentukan tujuan sebuah rencana bisnis. 

Analisis kegiatan bisnis meliputi dari kegiatan produksi, distribusi dan pemasaran. Proses ini harus dipikirkan dan ditentukan secara bersama oleh beberapa pemangku kepentingan dan diimplementasikan dalam sebuah rancangan rencana bisnis. 

2. Penentuan 

Proses diskusi di dalam rapat dengan berbagai pemangku kepentingan melahirkan sebuah keputusan. 

Keputusan tersebut harus ditentukan oleh pihak manajemen yang akan dijalankan dalam sebuah usaha.

 Adapun parameter di dalam keputusan, biasanya terdiri dari biaya operasional tahunan, hasil produk yang dihasilkan, dan proyeksi keuntungan yang akan didapatkan. 

3. Pelaksanaan

Setelah terjadinya proses penentuan, maka dilanjutkan dengan kegiatan pelaksanaan sesuai dengan keputusan yang telah direncanakan. 

Hal-hal yang berkaitan di dalamnya selain rangkaian usaha, terdapat juga quality control serta pihak pelaksana maupun penanggung jawab di dalamnya. 

Peranan dan tugasnya harus disampaikan secara detail dan dimengerti oleh masing-masing divisi. Agar pada saat pelaksanaanya dapat dilaksanakan seoptimal mungkin dan memperoleh hasil yang sesuai dengan apa yang direncanakan. 

Beberapa perkembanganya dapat dimudahkan dengan adanya teknologi monitoring dan pengontrol yang terintegrasi baik oleh masing-masing divisi. 

4. Evaluasi 

Tahapan terakhir dan tidak boleh tertinggal adalah tahapan evaluasi. Adanya evaluasi dapat menjadi landasan dalam menilai suatu rencana strategi bisnis serta kinerja komponen di dalamnya, baik karyawan maupun instrumen mesin di dalamnya. 

Apakah selama rencana tersebut dilaksanakan sudah sesuai dan mencapai tujuan yang dibuat? Apakah seluruh komponen telah berkontribusi maksimal dalam mencapai tujuan bisnis? 

Evaluasi secara periodik dapat membantu manajer untuk melakukan keputusan yang cepat dan tepat sesuai dengan perkembangan bisnis maupun keinginan pasar yang terus berubah dari waktu ke waktu. 

Perubahan strategi secara dinamis dapat meningkatkan branding maupun keuntungan dari sebuah kegiatan bisnis. 

Contoh Proses Bisnis

Setelah memahami berbagai komponen di dalam proses dari bisnis, pentingnya untuk memahami secara detail dari berbagai contoh proses dari bisnis yang telah berjalan. 

Proses dari bisnis sendiri dihadirkan dalam bentuk alur kerja dan langkah kerja serta komponen pelaksana dan penanggung jawab di dalamnya. 

Yuk, simak salah satu contoh business process dalam industri percetakan berikut ini: 

Contoh Proses Bisnis Industri Percetakan

Pada bagian produksi di dalam industri percetakan membutuhkan beberapa komponen seperti pelaku operasional mesin, mekanik mesin dan penerima konsumen (forwarder). 

Selain itu, terdapat juga bagian kasir dimana memiliki peranan sebagai penghimpun dana masuk yang dibayarkan oleh konsumen sehingga workflow yang digunakan.

Berikut ini contoh tahapannya:

  1. Bagian forwarder memiliki peranan untuk mengarahkan konsumen untuk memesan percetakan sesuai dengan kebutuhan.
    Ramah dan mengarahkan kepada solusi yang dibutuhkan oleh konsumen dapat mempercepat proses menuju tahap selanjutnya. 
  2. Saat konsumen telah mengetahui file yang dicetak maupun ukuran yang akan dicetak, pihak operasional komputer akan memastikan apakah adanya perubahan terlebih dahulu, sebelum dicetak oleh mesin.
    Bila ada beberapa komponen yang perlu diubah, maka di tahapan ini akan ada proses editing
  3. Bila sudah oke, file akan dikirimkan ke mesin percetakan dan operasional mesin akan mengawasi proses percetakan secara langsung.
    Tujuannya agar hasil yang dicetak sesuai dengan file yang telah dikirimkan. 
  4. Setelah proses percetakan maka akan disesuaikan dengan format ukuran cetak yang telah dipesan.
    Bila belum sesuai maka ada proses pemotongan dengan mesin pemotong yang dilaksanakan oleh personil operasional mesin. 
  5. Setelah semuanya telah selesai, hasil cetakan diserahkan ke bagian kasir.
    Sehingga konsumen dapat langsung membayarkan hasil cetakan yang telah dipesan dan pihak kasir menghimpun dana yang masuk.
    Dana yang masuk tersebut dikumpulkan selama jam kerja dan akan diserahkan kepada bagian keuangan untuk dihimpun dan dihitung sebagai omset dari sebuah kegiatan bisnis. 

Selain proses dari bisnis yang tertera di atas, terdapat pula beberapa proses pendukung agar dapat memaksimalkan proses bisnis primer, antara lain: 

  1. Layanan customer care yang siap menerima keluhan konsumen.
    Apabila terjadi ketidakpuasan antara konsumen terhadap produk yang dipesan, pihak customer care dapat menjadi penyambung lidah. 
  2. Purchasing yang bertanggung jawab untuk membelikan beberapa komponen yang diperlukan dalam operasional bisnis sehari-hari dengan harga yang murah dan sesuai dengan harga estimasi dalam sebuah rencana bisnis. 
  3. Marketing yang bertujuan untuk memasarkan produk jasa. Adapun pemasaran dilakukan secara langsung dan tidak langsung serta secara online maupun offline

Itulah penjelasan lengkap mengenai business process yang perlu diketahui oleh pemilik usaha. Komponen yang terdapat di dalam sistem bisnis harus bersinergi dalam sebuah kesatuan alur usaha. 

Sumber daya manusia, mesin perangkat keras, dan perangkat lunak, sumber data yang digunakan dalam mentransformasi, pengumpulan data, jaringan komunikasi serta distribusi antara satu divisi ke divisi lainnya sampai produk berada ditangan konsumen. 

Mulai langkah bisnis kamu menuju digital dengan memiliki sebuah website perusahaan. Kamu bisa buat toko online melalui Praktisidigital secara mudah dan praktis dengan berbagai pilihan desain yang menarik.