Surat Niaga: Fungsi, Struktur, Karakteristik, Jenis, dll


Surat niaga adalah dokumen yang berkaitan langsung dengan sebuah aktivitas usaha dalam proses administrasi yang diperlukan untuk menjaga kestabilan dari kelangsungan usaha. Ketahui lebih lengkap jenis-jenis surat niaga dalam artikel ini. 

Apa Itu Surat Niaga? 

Surat niaga adalah surat yang dibuat/diterbitkan oleh pemilik usaha untuk menjadi sebuah dokumentasi dalam keperluan bisnis maupun niaga. Dokumen ini bersifat mutlak dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum di Indonesia. 

Saat ini surat niaga banyak digunakan sebagai suatu surat resmi untuk keperluan penawaran komoditas, jual-beli barang atau jasa, maupun perjanjian kerja sama dalam tempo waktu tertentu. 

Fungsi Surat Niaga

Fungsi surat niaga utama adalah sebagai barang bukti yang sah adanya kesepakatan antara satu pihak kepada pihak yang lain. Ini membuat dokumen ini dapat dipertanggung jawabkan dalam laporan keuangan bisnis kamu. 

Berikut beberapa fungsi surat niaga: 

  • Sebagai bukti resmi yang berkekuatan hukum. 
  • Sebagai acuan pedoman kerja sebelum menjalankan tugas.
  • Sebagai dasar pengambilan keputusan.
  • Sebagai perwakilan salah satu pihak kepada pihak lain.
  • Sebagai bukti sejarah dari sebuah proses niaga.

Secara umum, ada beberapa perbedaan fungsi, tergantung dari tujuan surat tersebut dikeluarkan. 

Ciri-Ciri dan Karakteristik Surat Niaga 

Sebagai sebuah surat niaga yang bersifat resmi pastinya memiliki ciri-ciri maupun karakteristik yang berbeda dibandingkan surat biasa. 

Berikut ciri-ciri dan karakteristik surat niaga: 

  • Digunakan untuk keperluan bisnis maupun perdagangan.
  • Penerbitan surat niaga bersifat resmi dengan bahasa baku dan jelas dengan ketentuan yang dapat dipahami secara umum. 
  • Perlu adanya unsur persuasif untuk menarik perhatian pihak lainnya (apabila diperlukan).
  • Umumnya dibuat secara efisien, hemat waktu, tenaga, dan biaya. 

Struktur Surat Niaga 

Proses pembuatannya tidak dapat dibuat secara sembarangan. Berikut ini beberapa struktur yang wajib ada dalam surat niaga: 

  • Kop Surat
  • Nomor Surat
  • Lampiran 
  • Perihal
  • Tanggal Surat
  • Alamat Surat
  • Salam Pembuka
  • Isi Surat (Pembuka, Isi, Penutup)
  • Salam Penutup
  • Tanda tangan pemilik surat
  • Jabatan pengirim surat

Selain beberapa struktur yang telah disampaikan di atas, beberapa hal lain yang perlu kamu siapkan, antara lain: 

  • Tulis secara jelas maksud, tujuan dan landasan sebab dibuatnya surat ini.
  • Menyebutkan secara detail jenis dan banyaknya produk/jasa yang dipesan maupun durasi waktu proses transaksinya berlangsung.
  • Tulis vendor pengiriman barang/jasa yang dipesan. Bila diperlukan, sertakan juga klaim garansi. Apabila terjadi kerusakan saat proses pengiriman berlangsung.
  • Tuliskan cara pembayarannya secara detail.
  • Sebutkan juga jenis maupun cara pengepakan. Hal tersebut bertujuan untuk memberikan rasa aman kepada pihak lain yang memesan produk/jasa tertentu.

Jenis-Jenis Surat Niaga 

Dalam kegiatan bisnis terdapat berbagai jenis-jenis surat niaga yang dikenal saat ini, antara lain: 

1. Surat Perkenalan

Surat perkenalan adalah surat niaga yang pertama kali diajukan sebuah perusahaan untuk menawarkan produk barang/jasa kepada pihak calon konsumen. 

Surat ini berisikan penjelasan umum mengenai produk serta keunggulannya. Dilampirkan secara lengkap dan detail untuk memudahkan calon konsumen tertarik terhadap produk yang ditawarkan

2. Surat Permintaan Penawaran

Bertujuan untuk dokumentasi resmi proses permintaan dan penawaran sebuah produk dari satu pihak kepada pihak lain. 

Detail yang terdapat di surat permintaan dan penawaran adalah katalog produk, harga, promo, dan sebagainya. 

Ditulis dengan rinci dan jelas, agar memudahkan pihak lainnya memahami secara jelas surat tersebut. 

3. Surat Penawaran

Surat penawaran biasanya dikeluarkan sebagai surat permintaan penawaran maupun secara inisiatif dikeluarkan oleh salah satu pihak. Surat penawaran bertujuan untuk menawarkan produknya baik barang maupun jasa. 

4. Surat Pesanan

Setelah adanya proses permintaan dan penawaran, biasanya jika salah satu pihak tertarik maka akan mengeluarkan surat pesanan. 

Surat pesanan adalah surat yang dibuat oleh calon konsumen kepada penjual yang berisi mengenai jenis produk yang dibeli, kuantitas produk serta vendor pengirimannya. 

5. Surat Konfirmasi Pesanan

Sebagai tindak lanjut dikeluarkannya surat pesanan, maka terbitlah surat konfirmasi pesanan. Surat konfirmasi pesanan dibuat sebagai bentuk respon dari pihak penjual yang ditunjuk oleh calon pembeli. 

Surat konfirmasi pesanan memiliki tujuan untuk memastikan produk yang dipesan, harga yang harus dibayar, cara pembayaran, dan detail pengiriman. 

6. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang 

Bila pihak penjual telah setuju dan sepakat terhadap perjanjian yang telah ditulis oleh pembeli. Maka akan dikeluarkan surat pemberitahuan pengiriman barang yang ditulis oleh pihak penjual.

Surat niaga ini memiliki tujuan untuk memberitahukan kepada pembeli bahwa produk yang dipesan telah siap dan akan dikirimkan dalam waktu secepatnya. 

Adapun hal lain, seperti asuransi pengiriman biasanya dilampirkan sebagai dokumen tambahan dalam surat pemberitahuan pengiriman barang. 

7. Surat Penolakan Pesanan

Dalam proses negosiasi biasanya ada juga momen saat salah satu pihak menolak surat dari pihak lainnya. 

Pada situasi ini, maka surat penolakan pesanan bisa saja diterbitkan. Adapun dalam surat tersebut bisa diisi dengan hal-hal penyebab mengapa menolak pesanan tersebut ataupun tanpa alasan dalam menolak pesanan yang telah dilayangkan. 

8. Surat Penagihan 

Pada proses transaksi barang atau jasa yang dibayarkan melalui kredit maka akan menjadi sebuah utang yang harus dibayarkan dalam waktu tempo tertentu. 

Bila belum dibayarkan sampai waktu yang telah disepakati, maka terbitlah surat penagihan. 

Adapun dalam surat penagihan berisikan jumlah biaya yang harus dibayarkan dan mungkin saja terdapat bunga didalamnya agar dibayarkan dalam jatuh waktu tertentu. 

9. Surat Pengiriman Pembayaran 

Setelah pihak pembeli menerima produk yang telah dipesan, maka pihak pembeli akan menerbitkan surat pengiriman pembayaran. 

Umumnya, pada surat niaga ini terdiri dari besaran jumlah uang yang harus dibayarkan, metode pembayaran, serta dokumentasi bukti pembayaran yang sah dan dapat dipertanggung jawabkan secara hukum. 

10. Surat Penangguhan Pembayaran 

Saat pembeli mengalami suatu kemalangan maupun musibah yang menyebabkan ketidakmampuan dalam pembayaran, maka pihak pembeli akan mengeluarkan surat penangguhan pembayaran. 

Surat ini dibuat secara terperinci agar pihak penjual dapat memaklumi mengapa terjadinya penangguhan pembayaran produk yang telah dikirim dalam waktu tertentu. 

11. Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran

Pihak penjual akan merespon surat penangguhan pembayaran yang dilayangkan oleh pembeli. Surat ini bisa saja berisikan penolakan penangguhan maupun perubahan skema pembayaran.

Misalkan, sebelumnya diharuskan pembayaran secara cash/tunai, saat terjadinya surat penangguhan pembayaran maka dapat merubah metode pembayaran menjadi kredit/cicilan. 

12. Surat Komplain atau Pengaduan 

Musibah ataupun kecelakaan saat proses pengiriman mungkin saja dapat terjadi. Surat komplain maupun pengaduan dapat dilayangkan saat produk yang diterima mengalami kerusakan atau barang yang diterima kurang dari yang dipesan. 

Selain itu, surat komplain atau pengaduan memiliki tujuan agar pihak penjual dapat menggantikan produk yang cacat maupun mengirimkan ulang produk yang kurang. 

13. Surat Jawaban Pengaduan

Pihak penjual akan merespon aduan maupun komplain yang dilayangkan oleh pembeli. Surat ini berisikan permintaan maaf dan solusi dari komplain maupun aduan yang dilayangkan.

Biasanya, secara sukarela penjual memberikan produk tambahan sebagai bentuk pertanggungjawaban maupun sebagai branding perusahaan bertanggung jawab terhadap layanan dan produk yang dipesan. 

Selain itu, optimalkan bisnis kamu dengan toko online. Praktisidigital memiliki berbagai fitur untuk mengembangkan usaha kamu dengan dukungan ratusan pilihan template desain website, integrasi layanan payment gateway, sampai layanan digital marketing. Yuk, cek sekarang!