Faktur penjualan atau invoice adalah salah satu komponen penting dalam pembukuan sebuah perusahaan. Ini juga merupakan bukti sah sebuah transaksi jual beli. Ingin tahu lebih jauh? Simak penjelasan lengkapnya!
Apa Itu Faktur Penjualan?
Faktur penjualan adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi keterangan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar oleh pelanggan atau pembeli. Faktur dikenal juga dengan sebutan invoice, lalu khusus faktur penjualan disebut sales invoice.
Tertera jelas di dalam faktur tentang nama produk yang dibeli, jumlahnya, dan juga nominal yang harus dibayarkan.
Umumnya faktur akan dibuat 3 rangkap, yaitu untuk arsip penjualan, untuk laporan keuangan, dan untuk pembeli. Invoice untuk pembeli biasanya diberikan pada pembeli setelah pembeli melakukan pelunasan.
Sebagai bukti transaksi yang sah, faktur diperlukan apabila pembeli ingin klaim kerusakan atau kekurangan produk di kemudian hari apabila masih ada garansi yang disepakati. Khusus untuk penjual, fungsi faktur yaitu untuk melakukan pencatatan atau pembukuan.
Jenis Faktur Penjualan
Terdapat paling tidak 3 jenis invoice penjualan. Berikut penjelasannya:
1. Faktur Standar
Ini merupakan jenis yang paling sederhana dan paling umum dijumpai. Informasi yang ada dalam faktur standar biasanya terdiri dari:
- Tanggal pengiriman
- Nama penjual
- Nomor referensi
- Informasi kontak penjual
- Tanggal jatuh tempo
- Daftar produk atau jasa yang dibeli
- Harga produk atau jasa
- Jumlah yang harus dibayar
- Instruksi pembayaran
2. Faktur Proforma
Proforma invoice adalah faktur yang disediakan oleh supplier sebelum menyediakan barang maupun jasa.
Jadi invoice ini akan dikirimkan ke pelanggan sebelum mereka menerima produk. Ini berguna agar pelanggan dapat memperkirakan biaya produk, biaya pengiriman, dan biaya lainnya dalam transaksi.
Pada dasarnya faktur ini dapat juga disebut proposal penjualan karena transaksi jual beli belum pasti disetujui dan dapat terjadi.
3. Faktur Konsuler
Invoice jenis ini dibuat khusus untuk perdagangan ekspor impor. Faktur konsuler dilegalisasi oleh perwakilan negara pengimpor melalui kedutaan besar negara pengimpor yang berkedudukan di negara pengekspor. Umumnya jenis yang satu ini dibutuhkan negara untuk mengumpulkan pajak dan bea cukai.
Selain ketiga jenis di atas, faktur juga bisa dibedakan berdasarkan bentuknya, yaitu faktur cetak dan faktur elektronik atau disebut juga e-faktur.
Adanya e-faktur ini pada dasarnya adalah hasil dari perkembangan teknologi. Jika dibandingkan jenis cetak, jenis elektronik ini dianggap lebih mudah dikelola dan disimpan, lalu tentu saja dapat mengurangi biaya operasional untuk mencetaknya.
Kegunaan Faktur Penjualan
Invoice memiliki beberapa fungsi baik itu terkait perpajakan dan pembukuan. Berikut beberapa fungsi dan manfaatnya:
- Bukti transaksi untuk pelaporan pajak.
- Bukti transaksi untuk menyusun laporan keuangan.
- Informasi sah besarnya tagihan dan tenggat pembayaran yang diketahui oleh pelanggan.
- Bukti transaksi untuk klaim apabila ada kesalahan pada produk yang diterima oleh pelanggan.
- Bukti resmi yang mencantumkan harga produk agar bisa dijadikan rujukan apabila produk akan dijual kembali ke pihak lain.
- Alat analisis bisnis yang membantu penjual untuk melihat pola pembelian yang disenangi pelanggan. Penjual kemudian bisa menyusun strategi bisnis dengan pertimbangan pola tersebut.
Komponen Faktur Penjualan
Cara membuat faktur penjualan adalah dengan membuat template yang berisikan komponen-komponen yang ada dalam faktur. Nantinya kamu hanya perlu mengisi data yang diperlukan sesuai dengan transaksi.
Pada dasarnya tidak ada format wajib dari sebuah penjualan. Setiap perusahaan dapat memiliki bentuk faktur yang berbeda-beda. Meskipun begitu, ada beberapa komponen yang sangat penting di dalam faktur, yaitu:
1. Identitas Perusahaan
Informasi yang lebih lengkap dapat membuat faktur terlihat lebih menarik. Selain itu, faktur juga dapat dijadikan sebagai media promosi perusahaan.
Beberapa hal yang perlu ditampilkan adalah seperti nama perusahaan, logo dan slogan, alamat perusahaan, dan informasi kontak.
2. Nama Pelanggan
Selain nama dan alamat perusahaan, nama dan alamat pelanggan juga harus tertera dalam faktur. Pastikan nama dan alamat ditulis dengan jelas.
Apabila nama yang ditulis salah, ini bisa membuat pelanggan tersinggung dan pihak penjual terlihat tidak profesional.
3. Kode Transaksi
Nomor atau kode transaksi harus berbeda-beda untuk setiap transaksi agar setiap transaksi dapat tercatat dengan baik. Nomor ini akan menjadi identitas dari faktur atau transaksi tersebut.
Setiap perusahaan dapat membuat aturan penomorannya sendiri, tapi yang jelas formatnya harus dibuat rapi agar mempermudah pencatatan.
4. Waktu Transaksi
Waktu transaksi bisa berupa tanggal atau bahkan jam transaksi. Selain waktu transaksi, tanggal lain yang mungkin tercantum adalah tanggal diterbitkannya faktur dan tanggal batas akhir pembayaran.
5. Detail Transaksi
Ini merupakan salah satu bagian terpenting dalam sebuah invoice. Kamu harus mencantumkan dengan jelas nama barang, jumlah barang, harga satuan, diskon, dan total harga yang harus dibayarkan oleh pelanggan.
Apabila ada permintaan khusus terkait produk yang diminta oleh pelanggan, tuliskan juga pada bagian ini.
6. Informasi Pembayaran
Selanjutnya pembeli mencantumkan informasi pembayaran seperti nomor rekening dan dapat juga dilengkapi petunjuk pembayaran apabila diperlukan.
7. Nama dan Tanda Tangan
Umumnya invoice juga bisa dilengkapi dengan nama dan tanda tangan dari kedua belah pihak, yaitu yang melakukan pembayaran dan menerima pembayaran tersebut.
Setelah pembayaran selesai, biasanya dibubuhkan juga cap perusahaan sebagai tanda pengesahan invoice tersebut.
Contoh Faktur Penjualan dan Cara Membuatnya di Praktisidigital
Cara membuat faktur penjualan itu tidak sulit.
Kalau kamu buat website toko online di Praktisidigital, kamu bisa mendapatkan fitur untuk membuat dan mencetak faktur. Menariknya lagi, kamu bisa cetak satuan atau sekaligus.
Berikut adalah contoh faktur penjualan di Praktisidigital:
Kamu bisa langsung cek cara mencetak faktur di Praktisidigital. Melalui fitur ini, transaksi toko kamu jadi lebih praktis dan juga terlihat profesional.
Tunggu apa lagi? Segera buat website toko online kamu di Praktisidigital. Bisa coba paket gratis dan kamu hanya perlu upload minimal 3 produk di toko online milikmu. Yuk, langsung daftar Praktisidigital!