Kas kecil adalah catatan semua pengeluaran kecil perusahaan. Walaupun berupa pengeluaran kecil, tetap harus dihitung dengan detail agar catatan keuangan lengkap dan terkontrol. Cek apa itu kas kecil, manfaat, metode, dan cara penerapannya di sini!
Apa Itu Kas Kecil?
Kas kecil adalah pembukuan yang berisikan pengeluaran dalam jumlah kecil. Pengeluaran tersebut akan dibebankan pada kegiatan operasional tambahan dalam sebuah kegiatan usaha.
Pada kegiatan operasional sebuah perusahaan, seringkali menemui pengeluaran kecil yang dikeluarkan dalam satu siklus kegiatan operasional. Meskipun besaran uang yang dikeluarkan tergolong kecil, mencatat secara terperinci dalam kas kecil disebut juga petty cash dapat membantu akuntan untuk melacak pengeluaran uang recehan tersebut.
Sebagai contoh, petty cash dapat dikeluarkan sebagai konsumsi peserta rapat, biaya bensin perjalanan dinas, biaya entertainment tamu, biaya parkir, dan masih banyak lagi. Selain itu, petty cash dapat juga menjadi dana darurat tambahan apabila terdapat pengeluaran yang bersifat mendesak.
Mencatatkan secara terperinci di jurnal dapat menghindari dari kebocoran pengeluaran anggaran yang digunakan dalam sebuah operasional usaha. Tanggung jawab pencatatan pengeluaran kecil dapat diserahkan langsung kepada junior akuntan maupun sekretaris yang berhubungan langsung dengan kegiatan operasional usaha.
Tujuan Pencatatan Kas Kecil
Akuntan sebuah perusahaan berusaha menjaga keuangan perusahaan agar menjaga kelangsungan sebuah kegiatan usaha. Selain tujuan tersebut, terdapat beberapa tujuan lain, antara lain:
1. Menghindari Alokasi Pembayaran yang Salah
Adanya pencatatan yang detail dapat menjaga pengeluaran dari perusahaan. Bila dibiarkan tanpa adanya pengawasan maka biaya kecil tersebut akan berkumpul sehingga biayanya menjadi membengkak.
Pastikan pencatatan dilakukan berbeda antara uang pengeluaran besar dan kecil agar tidak tercampur antara satu sama lain.
2. Menangani Masalah Operasional Perusahaan
Biaya operasional seperti pembeliaan perlengkapan maupun perbekalan selama perjalanan dinas tidak dapat dihindari dari pengeluaran biaya operasional.
Meskipun biaya yang dikeluarkan tergolong kecil, biaya petty cash tetap perlu dipersiapkan jauh-jauh hari agar tidak mengganggu biaya operasional lain.
3. Menjadi Penentu Kebijakan Insidental
Anggaran perusahaan merupakan salah satu faktor dari sebuah kebijakan. Manajemen biasanya akan memperhatikan secara menyeluruh anggaran operasional perusahaan sebelum akan menentukan sebuah keputusan kebijakan.
Adanya pencatatan yang detail pengeluaran kecil maupun kas besar akan membantu manajemen untuk menentukan kebijakan yang membuat perusahaan semakin untung.
Manfaat Pencatatan Kas Kecil
Terdapat berbagai manfaat ketika perusahaan telah berhasil mengelola pencatatan kas kecil, antara lain:
1. Pekerjaan Akuntan Jadi Lebih Mudah
Akuntan memiliki tanggung jawab yang tinggi dalam menjaga anggaran sebuah perusahaan. Salah satu pekerjaan yang cukup krusial adalah membuat laporan keuangan dalam waktu periode tertentu.
Selain membutuhkan ketelitian yang tinggi, kemampuan analisa mendalam diperlukan untuk membantu manajemen dalam menentukan arah sebuah perusahaan.
Bila akuntan telah menerapkan pembukuan jurnal kas kecil maka anggaran akan semakin mudah terlacak. Termasuk dalam menganalisa lebih lanjut untuk melakukan pengisian kembali petty cash yang diperoleh dari pengeluaran sebuah anggaran dalam waktu periode tertentu.
2. Meningkatkan Pelayanan Pelanggan
Anggaranl dapat dipergunakan dalam menghibur tamu undangan atau klien. Saat tamu telah dijamu dengan baik, maka dorongan pelayanan pelanggan kepada konsumen.
Beberapa yang bisa dijadikan pertimbangan pengeluaran dapat berupa uang entertainment, uang konsumsi rapat, uang perjalanan dinas dan masih banyak lagi.
3. Dana Darurat Tambahan
Beberapa keadaan yang tidak terduga bisa saja terjadi sewaktu-waktu. Sehingga membutuhkan waktu yang cepat dan segera untuk dibayarkan.
Pada keadaan seperti itu, pihak yang berkepentingan membutuhkan dana darurat dapat mengajukan pencairan dana darurat yang diperoleh dari anggaran petty cash.
Perusahaan akan terbantu bila telah memahami struktur anggaran secara detail, termasuk anggaran kas kecil. Adapun dalam praktiknya, bisa saja pada masing-masing divisi telah memiliki anggaran petty cash yang dapat dijadikan dana darurat tambahan saat membutuhkan pengeluaran dalam waktu segera.
Metode Pencatatan Kas Kecil
Metode dapat menjadi langkah dasar dalam melakukan pencatatan dan pengelolaan dana operasional perusahaan. Sehingga laporan yang disajikan memiliki landasan dasar dan dapat dipertanggung jawabkan.
Metode pencatatan kas kecil terbagi menjadi 2 jenis, antara lain:
1. Metode Tetap (Imprest Fund System)
Pendekatan metode ini menggunakan pendekatan rekening keuangan dengan jumlah tetap. Dalam melakukan pencatatanya, biaya yang keluar tidak langsung dicatatkan dalam buku jurnal anggaran. Namun bukti pengeluarannya tetap harus dikumpulkan di dalam buku jurnal.
Ciri-ciri metode tetap adalah sebagai berikut:
- Tercatat dalam buku jurnall.
- Jumlah kas yang masuk harus sama dengan jumlah kas yang keluar. Sehingga tidak terdapat selisih antara keduannya.
Dalam praktiknya, pencatatan kas kecil harus melalui langkah berikut ini:
- Pemegang kas harus diberikan modal terlebih dahulu sesuai dengan perkiraan kebutuhan dalam waktu tertentu.
- Dana kas kecil harus dikeluarkan sesuai dengan kebutuhannya.
- Bila dana kas kecil telah habis maka pemegang kas harus mengisi kembali dana kas tersebut sesuai dengan besaran biaya yang telah dikeluarkan selama waktu tertentu.
2. Metode Berubah (Fluctuating Fund System)
Metode ini bersifat fleksibel dalam dalam pengeluaran maupun pemasukannya. Sehingga metode ini sangat cocok untuk perusahaan yang memiliki kebutuhan dadakan yang tidak dapat diprediksi sebelumnya. Metode ini tidak membatasi seberapa besar jumlah nominal yang dikeluarkan.
Pada praktiknya, pengisian anggaran petty cash tidak harus sesuai dengan besaran biaya yang telah dikeluarkan. Adapun bila biaya yang diisi kembali lebih besar dibandingkan periode sebelumnya, maka biaya tersebut dapat diperoleh dari anggaran kas besar.
Ciri-ciri metode berubah, sebagai berikut:
- Pembentukan dan pengisian kas kecil tercatat dalam debit akun kas kecil.
- Bukti pengeluaran harus tercatat dalam buku jurnal kas kecil dengan melakukan debit pada akun-akun terkait yang berperan sebagai pengguna.
- Besarannya dapat berubah tergantung dari perkembangan kegiatan, operasional maupun kegiatan dinas lain yang berkaitan dalam pemakai dana.
Dokumen Pendukung Kas Kecil
Pencatatan pada jurnal petty cash membutuhkan beberapa dokumen pendukung agar dapat melakukan pelacakan lebih mendalam antara biaya masuk dan keluar. Berikut beberapa dokumen yang perlu dipersiapkan:
1. Bukti Kas Keluar
Bukti kas keluar merupakan dokumen tersebut dikeluarkan oleh akuntan yang berisikan perintah untuk mengeluarkan kas dari total anggaran kas besar. Jumlah besaran maupun keterangan yang tercantum dalam sebuah dokumen yang sah.
Bukti kas keluar bersifat wajib sebagai catatan dokumentasi saat melakukan pengisian kembali anggaran dana.
2. Cek
Cek merupakan dokumen yang berisikan perintah kepada pihak bank untuk melakukan pembayaran dalam jumlah tertentu kepada pihak yang telah tercantum pada dokumen cek.
3. Surat Permintaan Pengeluaran
Surat ini dapat digunakan sebagai permintaan untuk meminta sejumlah uang untuk keperluan tertentu yang digunakan oleh pemegang dana petty cash untuk keperluan operasional perusahaan.
Dokumen ini perlu disimpan dengan rapi karena menjadi bukti oleh pemegang dana kecil sebagai bukti pengeluaran.
4. Bukti Pengeluaran
Dokumen ini dapat menjadi bukti sah dalam penggunaan pengeluaran kecil untuk kebutuhan operasional perusahaan. Dokumen ini dilampirkan dengan bukti-bukti invoice yang diserahkan kepada akuntan perusahaan.
5. Bukti Pengisian Kembali
Dokumen ini disertakan oleh akuntan perusahaan untuk melakukan pengisian kembali dana yang telah dikeluarkan. Bisa jadi biaya yang dikeluarkan untuk keperluan pengisian kembali bersifat sebagai hutang.
6. Pajak Kas Kecil
Setiap pengeluaran biaya yang memiliki sifat pertambahan nilai akan dikenakan biaya tambahan berupa pajak. Saat ini biaya ppn sebesar 11% dari biaya yang dikeluarkan. Dokumentasi dari biaya pajak dapat menjadi bahan pertimbangan untuk mengisi anggaranl kembali.
Cara Menggunakan Kas Kecil
Petty cash hanya boleh dikeluarkan untuk keperluan minor/kecil. Sehingga dalam penggunaanya perlu mengetahui fungsi dan kegunaanya dengan terperinci agar menghindari penyalahgunaan.
Karyawan atau pengguna harus memahami prosedur agar dapat terlacak biaya petty cash yang telah keluar.
Berikut beberapa pedoman dalam menggunakan kas kecil, antara lain:
- Pelacakan pengeluaran yang digunakan oleh pengguna kas kecil harus melalui verifikasi terlebih dahulu. Lalu lampirkan besaran uangnya dalam bentuk voucher.
- Hitung pencairan kas yang telah keluar secara berkala dengan membandingkan jumlah uang yang telah dilunasi. Voucher tersebut harus ditandatangani sebagai bukti dari pemohon untuk mendapatkan jumlah uang kas kecil yang akan dikeluarkan.
- Perbaharui juga dalam jurnal kas kecil dengan memastikan besaran uang yang telah keluar, tanggal uang keluar, dan total saldo kas setelah uang kas kecil keluar.
Memiliki catatan jurnal petty cash yang terperinci dapat memastikan uang yang keluar dapat dipertanggungjawabkan dan juga terlacak dengan benar berdasarkan kebutuhan dan waktu tertentu.
Tata Kelola Kas Kecil
Pengelolaan anggaran membutuhkan setidaknya dua orang dalam mengakses akun anggaran. satu pihak berperan sebagai pencatatan dana masuk dan keluar.
Sedangkan pihak yang lain dijadikan pihak pengawas. Meskipun pada praktiknya peranan antara keduanya dapat bersifat dinamis dan fleksibel sesuai dengan kebutuhan.
Selain itu, penting sekali juga salah satu pihak berperan sebagai penghubung kepada akuntan yang memiliki akses terhadap anggaran pusat. Sehingga anggaran dapat mudah untuk dikeluarkan sesuai kebutuhan dan waktu yang telah disepakati.
Contoh Tata Kelola Kas Kecil
Pada jurnal pengeluaran kas, catatan keuangan petty cash harus dibuat oleh kustodian. Jika satu divisi membutuhkan 3 juta rupiah, maka pihak penyedia harus menyediakan 3 juta rupiah dengan beberapa catatan seperti tanggal dana keluar, rincian kebutuhan, dan siapa pihak penerima beserta divisinya.
Setelah digunakan, pihak pengguna harus melampirkan bukti transaksi/invoice terhadap uang yang telah dikeluarkan. Adapun semua rangkaian tata kelola bertujuan agar menghindari penyelewengan dana yang digunakan.
Begitulah penjelasan lengkap mengenai pengertian kas kecil sampai pada contoh tata kelola dalam pencatatan maupun penggunaannya.
Besar manfaat yang akan didapat apabila sebuah perusahaan dapat mengelola petty cash dan melakukan pencatatan yang baik dan akuntabel. Semoga artikel ini dapat membantu perusahaan kamu untuk dapat mengelolah anggaran petty cash.
Selain menghitung pengeluaran toko secara terperinci, optimalkan juga bisnis dengan transaksi online. Kamu bisa buat toko online dengan Praktisidigital yang mudah dan praktis!
Fitur-fitur canggih yang dapat langsung terhubung dengan marketplace dan media sosial kamu dalam satu website. Selain itu, dilengkapi juga dengan payment gateway, integrasi kurir, digital ads untuk meningkatkan omset usaha kamu dan siap bersaing dengan kompetitor secara online.