Plan Do Check Act (PDCA): Fase, Kelebihan, Kekurangan


Plan Do Check Act (PDCA) adalah metode pemecahan masalah dengan empat langkah efektif. Pahami apa itu PDCA, fase, aplikasinya, serta kelebihan dan kekurangannya dalam pembahasan ini. 

Apa Itu Plan Do Check Act?

Plan Do Check Act (PDCA) adalah sebuah konsep perubahan dan pemecahan masalah dengan menerapkan empat fase, yaitu Rencanakan, Kerjakan, Cek, dan Tindak lanjuti. 

Metode manajemen ini dicetuskan oleh Walter Shewhart dan dikembangkan/diperkenalkan oleh W. Edwards Deming di Jepang pada 1950an. Maka sering juga digunakan dengan istilah siklus Deming, siklus Shewhart, atau siklus kendali.

Fungsi Plan Do Check Act (PDCA) dalam Bisnis

Tujuannya adalah untuk menyelesaikan masalah serta meningkatkan kualitas dan perkembangan bisnis. 

Berikut ini fungsi utama aplikasi PDCA:

  • Mengusulkan perubahan.
  • Menerapkan perubahan. 
  • Mengukur hasil perubahan. 
  • Mengambil tindakan yang tepat. 
  • Mengendalikan dan menyelesaikan masalah. 

Siklus PDCA akan terus berputar dan berulang dalam rangka mempertahankan dan meningkatkan nilai bisnis. Perusahaan manufaktur dan bidang manajemen cenderung mengadopsi konsep manajemen ini. 

Kapan Do Check Act Bisa Diaplikasikan?

Perusahaan menggunakan metode PDCA ketika:

  • Memulai proyek peningkatan bisnis. 
  • Mengembangkan formula atau desain baru dari suatu produk, proses, jasa, atau layanan yang ditawarkan.
  • Merencanakan proses kerja yang berulang. 
  • Memperbaiki pola atau program kerja. 
  • Menjalankan perbaikan secara berkala untuk meningkatkan kualitas. 
  • Menilai efisiensi dan efektivitas program kerja. 
  • Menyelesaikan masalah dengan metode ilmiah. 
  • Menerapkan perubahan dan detail apapun di bisnis. 
  • Bekerja untuk perbaikan yang signifikan. 

Ini adalah sebuah metode yang kamu aplikasikan saat perusahaan kamu ingin menjalankan projek baru atau merancang suatu perubahan.

Fase Plan Do Check Act

Siklus PDCA terdiri dari empat fase yang berputar dan saling berhubungan. Berikut ini fasenya: 

1. Plan (Rencana)

Tahap pertama untuk melakukan perencanaan terkait perubahan atau strategi baru untuk perbaikan bisnis. Rencana ini biasanya hadir saat pebisnis melihat ada peluang untuk perkembang.

Langkah tepat dari perencanaan tersebut adalah mengidentifikasi masalah dengan hipotesis terkait:

  • Apa masalah intinya?
  • Mengidentifikasi masalah dan solusi yang mungkin. 
  • Apa perbaikan yang mungkin dijalankan?
  • Bagaimana cara mengembangkan sumber daya di perusahaan?
  • Perlukah menambah sumber daya atau menganalisis sumber daya lain yang mungkin diperlukan oleh perusahaan. 
  • Tujuan perubahan atau target perusahaan. 
  • Memperkirakan potensi penyelesaian masalah dengan sumber daya yang tersedia saat ini. 
  • Menyediakan metrik untuk mengukur keberhasilan dari strategi yang dijalankan. 

Ini adalah proses brainstorming di mana kamu harus memikirkan matang-matang dan mencari ide yang potensial sesuai dengan agar target perusahaan terwujud. 

2. Do (Kerjakan)

Tahap kedua adalah fase saat kamu mulai mengimplementasikan semua strategi, teknik, dan detail perbaikan atau penyelesaian masalah sesuai dengan rencana yang sudah disetujui. 

Kamu juga bisa melakukan proses uji coba skala kecil terlebih dahulu untuk meninjau tingkat keberhasilannya. Proses ini penting agar kamu bisa mempelajari di mana kekurangan dan meminimalisir kegagalan sebelum kamu rilis dalam skala besar. 

3. Check (Evaluasi)

Ini adalah proses untuk mengevaluasi semua proses dan strategi yang sudah kamu lakukan. Kamu bisa cek kembali data/detail yang mungkin belum sempurna, belum sesuai standar, atau kekurangan yang bisa kamu perbaiki. 

Tahap evaluasi termasuk:

  • Mengevaluasi hasil dalam hal kinerja.
  • Memeriksa semua detail kekurangan dan alasannya. 
  • Mencatat lagi apa detail yang bisa diperbaiki. 

Fase Do dan Check mungkin dibutuhkan berkali-kali. Ini seperti konsep trial error, salah atau gagal lalu coba lagi hingga menemukan formula yang pas dengan potensi keberhasilan maksimal. 

4. Act (Menindaklanjuti)

Setelah melakukan perencanaan, percobaan, dan evaluasi, sekarang waktunya untuk menindaklanjuti dari semua detail sistem/strategi yang sudah dijalankan. 

Semua perbaikan sudah dijalankan dan kamu harus tetap memantaunya. Ini formula akhir yang menjadi standar baru dari perusahaan. 

Pada satu titik, formula ini akan kedaluarsa atau tidak berfungsi signifikan lagi karena pengaruh perkembangan pasar, perubahan minat konsumen, atau faktor lainnya. 

Kamu akan melakukan tahap Plan Do Check Act lagi untuk menyesuaikan pasar dan mengembangkan bisnis agar tidak stagnan di titik itu. 

Contoh Penerapan Plan Do Check Act

Siklus PDCA bisa diaplikasikan untuk banyak jenis perusahaan dan bahkan di kehidupan sehari-hari. 

Misalnya, untuk perbaikan dan pengembangan bisnis minuman bobo yang baru kamu rintis. Berikut contoh tahapannya:

Plan: 

  • Rasa atau varian boba apa saja yang akan kamu jual. 
  • Di mana akan menjualnya. 
  • Siapa target konsumennya. 
  • Apa nama brand, logo, dan kebutuhan branding lainnya. 
  • Berapa modal yang dibutuhkan. 
  • Apa saja target kamu. 

Do:

  • Mulai berjualan sesuai dengan rencana yang sudah dipikirkan dengan matang. 
  • Belajar apa yang bisa kamu kembangkan dan lakukan. 

Check:

  • Kamu harus coba minuman boba kamu sendiri. 
  • Tanyakan konsumen tentang minuman boba kamu. 
  • Boleh cek kompetitor kamu. 

Act:

Kamu sudah menemukan strategi yang berhasil. Ini menjadi standar baru untuk bisnis kamu. 

Kelebihan Plan Do Check Act

Berikut ini alasan kenapa banyak perusahaan, organisasi, atau komunitas menggunakan metode PDCA untuk perbaikan:

  • Fleksibilitas tinggi. Siapa saja bisa menggunakan metode manajemen ini. 
  • Efektif digunakan untuk pengembangan produk, manajemen proyek, manajemen sumber daya, dan meningkatkan bisnis. 
  • Fase perbaikan yang detail sehingga meminimalisir kegagalan dan prosesnya dapat diulang. 
  • Konsep sederhana yang mudah dipahami dan dijalani. 
  • Menghasilkan rincian perubahan dan penyelesaian masalah yang efektif. 
  • Metode manajemen yang populer dan banyak digunakan karena tidak menggunakan perhitungan yang rumit. 

Maka dari itu, banyak perusahaan yang menggunakan siklus PDCA untuk menyelesaikan masalah atau merumuskan rencana dan strategi baru. 

Kekurangan Plan Do Check Act

Ada beberapa kekurangan dari PDCA bagi beberapa orang, termasuk:

  • Metode manajemen ini membutuhkan banyak waktu untuk mengerjakannya karena setiap prosesnya terbagi dalam fase-fase kecil. 
  • Proses manajemen yang dinilai cukup lambat. 
  • Dinilai tidak sesuai untuk diaplikasikan ke perubahan yang bersifat mendesak. 
  • Proses ini membutuhkan komitmen jadi tidak semua orang mungkin bisa menjalankan setiap fase yang berkelanjutan ini. 
  • Bila kamu berhenti di satu fase, manajemen PDCA tidak akan berjalan efektif. 

Jadi, ada plus minus dari siklus Shewhart ini. Semuanya tergantung pada tipe perusahaan dan kebutuhan di dalam sistem tersebut. 

Ingat bahwa PDCA adalah siklus berkelanjutan, yaitu:

  • Plan, rencana yang akan kamu lakukan. 
  • Do, langkah kamu mengeksekusi rencana. 
  • Act, memeriksa kelancaran strategi sesuai dengan rencana. 
  • Act, menindaklanjuri dan membuat perbaikan yang sesuai. 

Salah satu strategi lain untuk meningkatkan peluang bisnis dengan cara membuat website toko online. Memasarkan produk atau layanan dengan website toko online memungkinkan kamu untuk mendapat lebih banyak konsumen serta meningkatkan branding. 

Brand kamu juga dianggap lebih kredibel dan mendapat citra baik di mata konsumen. Kamu bisa merangkul calon konsumen potensial dan menyediakan berbagai promosi untuk mereka. 

Jangan khawatir karena kamu bisa buat website toko online dengan mudah dan gratis di Praktisidigital. Cukup daftar, unggah katalog pertama, dan website toko kamu siap launching! Berbisnis jadi lebih praktis dan potensial!